Cuarentena y transformación digital: Firma Electrónica suma relevancia en el nuevo contexto de teletrabajo

·         El escenario actual donde muchas personas no pueden salir de sus casas debido a la cuarentena obligatoria, ha generado que diversas empresas del área TI potencien soluciones integrales para poder realizar trámites legales –como la firma de documentos- mientras dure el teletrabajo.

·         La startup chilena HCMFront ofrece dentro de sus servicios la Firma Electrónica, para legalizar documentos desde computadores o celulares.

En el actual contexto generado por la pandemia, diversas herramientas digitales han tomado gran relevancia para enfrentar el confinamiento. Muchos expertos del área TI han estado de acuerdo en que la contingencia nacional y mundial generó la oportunidad perfecta para poder dar un paso importante en esta transformación digital que favorece a la ciudadanía, debido al ahorro de recursos y la agilización en la gestión de documentos y trámites oficiales en línea.

En este escenario, la Firma Electrónica ha ganado terreno ya que facilita a las personas poder efectuar trámites públicos y privados desde cualquier lugar, evitando el contacto físico. “Esta herramienta digital permite firmar documentos desde dispositivos electrónicos sin tener que acudir presencialmente. Además cuenta con la misma validez legal que un documento de papel”, explica Nicolás Hanckes, Gerente de Operaciones de HCMFront.

Recursos humanos

Esta solución es un aporte fundamental para las organizaciones en estos momentos de pandemia, ya que las empresas buscan seguir cumpliendo con las normativas laborales, así como también cumplir con los aspectos contractuales con sus colaboradores. Se ha comprobado en los últimos meses que no contar con Firma Electrónica podría complicar y ralentizar los procesos en las organizaciones y particularmente en el área de Recursos Humanos, sobre todo considerando el contexto actual donde la mayoría de las compañías están realizando teletrabajo.

“Como empresa de soluciones integrales en gestión de personas y analítica de datos hemos incorporado la firma electrónica dentro de nuestros servicios porque es una solución necesaria y accesible para todas las organizaciones. Automatiza los procesos de generación de documentos y firma electrónica; genera trazabilidad de los documentos y los cambios contractuales; facilita la gestión de personas y hace más amigable la experiencia para los colaboradores. Además, las personas pueden tener acceso a sus documentos firmados -y no firmados- de manera facil, expedita y segura, explicó el ejecutivo.

En el caso de HCMFront, la firma electrónica es parte del módulo de Gestión de Personas y el costo dependerá del tamaño de la organización. Por ejemplo, una compañía de 50 personas, pagará sólo 1UF (+IVA) al mes.

Beneficios después de la pandemia

Si bien la contingencia ha generado una mayor demanda por este tipo de herramientas tecnológicas, la Firma Electrónica no sólo ayuda a las organizaciones a cumplir de forma segura las normas y leyes del país y de la Dirección del Trabajo, sino que contribuye mucho más allá de sus beneficios en época de confinamiento.

En primer lugar, disminuye los costos al automatizar y reducir los procesos y gastos involucrados en la impresión de contratos u otros documentos. También reduce los costos relacionados a la infraestructura necesaria para guardar, en espacios físicos, las carpetas de las personas con sus documentos firmados. Optimiza el tiempo de los involucrados evitando traslados y facilita el distanciamiento social, medida que permanecerá con nosotros mientras no exista una vacuna para el covid-19.

Por otro lado, incrementa la productividad ya que permite cargar documentos y realizar firmas de forma masiva, dejando la trazabilidad de todos los cambios en el sistema. Por último, es medioambientalmente amigable, al reducir la huella de CO2.

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